Das Sammeln von Daten ist nicht schwer. Doch es geht nicht darum möglichst viele, sondern die relevanten Daten zu erheben. Und dabei kommt der Faktor Mensch ins Spiel! Um die wirklich aussagekräftigen Informationen zu erhalten, unterstützt OELCHECK die Kunden mit durchdachten Probenbegleitscheinen. Sie fokussieren auf die wesentlichen Angaben, sind optimal strukturiert und stellen branchenspezifische Fragen zur Probe. Diese sollten im eigenen Interesse des Kunden sorgfältig und vollständig beantwortet werden. Je mehr relevante Informationen den OELCHECK Tribologen zur Verfügung stehen, desto detaillierter und aussagekräftiger können sie ihre Diagnosen erstellen.

Eine korrekte Übertragung der Informationen an das OELCHECK Labor ist unabdingbar. Ein elektronischer Datenübertrag der Probenbegleitscheine über die OELCHECK APP 4.0 mit oder ohne Nutzung von QR-Codes, über das OELCHECK Kundenportal oder ein möglicher Datenimport über eine API-Schnittstelle bietet dabei viele Vorteile:

• Die Eckdaten über den Schmierstoff und die Maschine werden einmal hinterlegt und sind dann immer verfügbar. Lediglich die variablen Daten der aktuellen Ölprobe (z.B. Ölstandzeit) müssen ergänzt werden.
• Fehler bei der Dateneingabe werden dadurch deutlich reduziert.
• Keine Unklarheiten und Rückfragen mehr durch unleserliche Handschrift.
• Pflichteingabefelder sorgen dafür, dass der Kunde alle wichtigen Informationen übermittelt.
• Daten können auf ihre Plausibilität geprüft werden, wenn beispielsweise eine Ölstandzeit angegeben wurde, die länger ist als die Gesamtlaufzeit der Maschine. 
• Automatische Zuordnung der Daten zu der Komponente bzw. Maschine, aus der die Probe stammt.
   
• Elektronisch erfolgt die Datenübermittlung an das OELCHECK Labor einfach, sicher, schnell und effizient.

Nach der abgeschlossenen Untersuchung einer Probe im Labor spielt OELCHECK dem Kunden den Laborbericht mit seinen Daten zurück. Auch dafür stehen wieder verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

• Per E-Mail als PDF-Datei.
• Per Datenexport in verschiedenen Formaten über das OELCHECK Kundenportal.
• Zum Abruf auf einem FTP-Server gespeichert.
• Direkte Übertragung ins Kundensystem über eine API-Schnittstelle.

Benötigt ein Kunde nur die Laborberichte einzelner Proben, können diese zwar immer noch in gedruckter Form per Post oder als PDF-Datei per E-Mail verschickt werden. Doch jeder Laborbericht umfasst bis zu 40 Einzelwerte. Eine Menge, die sich bei mehreren Proben schnell aufsummiert. Der Versand einer größeren Anzahl von Laborberichten und vor allem die Aufbereitung der Daten beim Kunden gelingen nur noch mit digitaler Unterstützung. Dabei kommen wiederum speziell eingerichtete Möglichkeiten für den Datenexport oder die Verknüpfung der IT-Systeme des Kunden mit denen von OELCHECK ins Spiel.

Mit einem Datenexport können die Analyseergebnisse in der gewünschten Form übermittelt und so direkt beim Kunden in dessen Software eingespielt und verarbeitet werden. Der Datenexport kann im OELCHECK Webportal LAB.REPORT vom Kunden selbst durchgeführt werden. Alternativ richtet OELCHECK einen automatisierten Export an den Kunden ein. Dies  geschieht mithilfe der Bereitstellung der Analysedaten auf einem FTP-Server oder der Übermittlung über eine API-Schnittstelle.

FTP steht für "File Transfer Protocol", ein Kommunikationsprotokoll, das die Bedingungen regelt, wie verschiedene IT-Systeme miteinander kommunizieren können. Auf diese Weise werden die Analysedaten aus dem OELCHECK Labor zu einem definierten Zeitpunkt dem Kunden zur Verfügung gestellt, der sie abholen und entsprechend verarbeiten kann.

Auch im Zeitalter der Digitalisierung ist die Überwachung der Schmierstoffe und damit der Anlagen und Maschinen die zentrale Aufgabe der Schmierstoff-Analytik. Allerdings wird von ihr heute mehr erwartet als die Beurteilung von einzelnen Proben und zugehöriger Trendverläufe. Um ihre wesentlich facettenreicheren Aufgaben bewältigen zu können, benötigt sie die Unterstützung der Digitalisierung. Im Rahmen einer Big-Data-Analyse, wie ­OELCHECK sie durchführt, wird eine große Anzahl an analysierten Proben herangezogen, um verborgene Muster, bisher noch unbekannte Korrelationen und andere nutzbringende Informationen für den Kunden aufzudecken. 

Dank solcher Abfragen stehen den OELCHECK Tribologen nicht nur die bei den Analysen ermittelten Parameter zur Verfügung. Liegt für einen Kunden eine große Anzahl an Laborberichten vor, eröffnet die Analyse dieser Datenmengen eine wesentlich umfassendere Sichtweise auf das vorliegende Datenmaterial. 

Früher war es nicht machbar, zu einigen komplexen Zusammenhängen eine Aussage treffen zu können.Heute ist es dagegen möglich, Auswertungen für Kunden vorzunehmen, wenn Fragestellungen auftauchen, wie: 

• Ein Kunde hat Laborberichte mit einem roten Ausrufezeichen erhalten, das dringenden Handlungsbedarf signalisiert. Welche Werte waren dafür die Ursache? Was kann daraus abgeleitet werden?
• Sind die Analysewerte eines Schmierstoffs bei mehreren gleichen Maschinen mit unterschiedlichen Belastungsprofilen identisch? Falls es Unterschiede gibt, wo und warum treten diese auf?
• Ein Unternehmen betreibt seinen Maschinenpark an verschiedenen Standorten bzw. in zahlreichen Ländern. Warum treten bei baugleichen Maschinen regionale Abweichungen der Analysewerte auf?
• Wie häufig wurden Ölwechsel bei einem Kunden durchgeführt, obwohl sie gar nicht notwendig waren?
• Bei welchen und wie vielen Maschinen wurde kein Ölwechsel durchgeführt, obwohl er vom Serviceleiter angeordnet wurde?

Für die Schmierstoff-Analytik stellt die Digitalisierung mit ihren Möglichkeiten die perfekte Ergänzung dar. Sie erlaubt nicht nur die Speicherung, Verarbeitung und schnelle Übermittlung der großen Datenmengen, sondern ermöglicht auch die Verknüpfung von IT-Systemen und damit die unmittelbare Implementierung von Analysedaten in die Instandhaltungsprogramme der OELCHECK Kunden. Darüber hinaus ist die Digitalisierung für das OELCHECK Labor-Informations- und Management-System (LIMS) essenziell. Dieses unterstützt und steuert mit seiner Vielzahl an Programmen alle Abläufe und Prozesse im Rahmen jeder Schmier- und Betriebsstoff-Untersuchung. Doch obwohl wir die Möglichkeiten der Digitalisierung smart nutzen, können letztendlich nur die OELCHECK Tribologen mit ihrer Expertise Analysenergebnisse beurteilen und weitreichende Fragestellungen beantworten.